Zeitmodellkalender – Benutzerhandbuch
Wo: Zeitkontrolle → Einstellungen → Schichtpläne → Symbol 📅 in der Zeile einer Gruppe
Berechtigung: timecontrol_settings
Stand: 2026-09-02
1. Was ist der Zeitmodellkalender?
Ein Zeitprofil („Frühschicht 06:00–14:00") ist nur eine Vorlage – es sagt nicht, an welchem Datum es gilt. Genau das macht der Zeitmodellkalender:
Ein Kalendereintrag = „An diesem Datum arbeitet diese Gruppe (oder dieser Mitarbeiter) nach diesem Zeitmodell."
| Angabe | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datum | Mi, 15.10.2025 | Gilt für genau diesen einen Tag |
| Zeitmodellgruppe | „Produktion A" | Für welchen Schichtplan |
| Zeitprofil | „Frühschicht 6-14" | Welches Modell an diesem Tag gilt |
| Mitarbeiter | leer / „A. Musterfrau" | Leer = ganze Gruppe. Gefüllt = Ausnahme mit Vorrang |
Der wichtigste Satz:
Ein Tag ohne Kalendereintrag ist f ür das System kein Arbeitstag.
Kein Eintrag heißt nicht „Standard", sondern „nichts geplant". Wochenenden, Feiertage und Betriebsruhe werden deshalb nicht gesperrt – für sie existiert einfach kein Eintrag.
2. Warum ist er so wichtig?
Der Kalender ist die einzige Stelle, an der ein Zeitmodell auf ein Datum trifft. Alles Weitere baut darauf auf:
Zeitprofil (Vorlage) ──► Kalendereintrag (Datum) ──► Arbeitszeitsjournal
├─ Soll-Arbeitszeit
├─ Zuordnung der Stempelungen
├─ Pausen, Toleranzen
├─ Tagessaldo, Überstunden
├─ Bewertung von Urlaub/Krank
└─ Lohn und Reports
Das Journal übernimmt sein Zeitmodell ausschließlich aus dem Kalender. Ohne Eintrag entsteht kein Journal – und ohne Journal keine Abrechnung für diesen Tag.
Was passiert, wenn ein Eintrag fehlt:
| Symptom | Ursache |
|---|---|
| Einzelne Tage fehlen im Journal | Kein Kalendereintrag → kein Journal |
| Gestempelte Zeit wird nirgends gutgeschrieben | Stempelungen ohne Journal werden keinem Tag zugerechnet |
| Saldo falsch, Minusstunden fehlen | Ohne Sollzeit bleibt unentschuldigtes Fehlen unsichtbar |
| Urlaub verbraucht falsche Tagesanzahl | Urlaub wird gegen die geplanten Arbeitstage bewertet |
| Überstunden/Zuschläge fehlen im Lohn | Kein Soll → kein Ist/Soll-Vergleich |
| Journal da, aber Sollzeit 0 | Das Profil hat für diesen Wochentag keine Tagesblöcke |
Und umgekehrt: Ein Eintrag am Feiertag erzeugt dort eine Sollzeit – der Mitarbeiter bekommt Minusstunden, obwohl er berechtigt frei hatte.
Der Kalender muss deshalb vorwärts gepflegt sein: Standardhorizont sind 90 Tage.
3. Wie das Zeitmodell für einen Tag ausgewählt wird
Mitarbeiter einer Zeitmodellgruppe zugeordnet? ── nein ──► kein Journal
│ ja
▼
1. Eintrag für Datum + Gruppe + diesen Mitarbeiter? ── ja ──► gilt (Vorrang)
│ nein
▼
2. Eintrag für Datum + Gruppe ohne Mitarbeiter? ── ja ──► gilt
│ nein
▼
kein Journal
Zusätzlich muss das Profil für den Wochentag Tagesblöcke haben – sonst entsteht trotz Eintrag kein Journal. Einen automatischen Ersatz gibt es nicht; nur wenn jemand an einem Tag ohne Journal stempelt, greift als Notbremse das als Fallback markierte Zeitprofil.
Voraussetzungen: Zeitprofile mit Tagesblöcken → Zeitmodellgruppe → Mitarbeiter zugeordnet (genau eine Gruppe) → aktives Beschäftigungsverhältnis. Für Tage vor Eintritt oder nach Austritt entstehen nie Journale.
4. Der Bildschirm
| Element | Funktion |
|---|---|
| Datumsbereich | Filter, Voreinstellung heute bis in einen Monat. Einträge außerhalb sind vorhanden, aber unsichtbar – häufigste Ursache für „mein Eintrag ist weg" |
| Typ | Alle / Gruppe / Mitarbeiter – mit Mitarbeiter sehen Sie alle Ausnahmen |
| Intervall kopieren | Muster aus markierten Zeilen auf einen Zeitraum übertragen (nur mit Markierung ☐) |
| ➕ | Neuen Eintrag anlegen |
| ✎ / 🗑 | Eintrag bearbeiten bzw. löschen |
Spalten: Typ (Gruppe/Mitarbeiter), Zeitmodellgruppe, Zeitprofil, Datum (mit Wochentag), Mitarbeiter.
5. Einrichtung
5.1 Weg A: Automatische Generierung (Standardweg)
Eingestellt wird das in der Zeitmodellgruppe (Schichtpläne → Gruppe bearbeiten):
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Automatische Generierung aktivieren | Ohne diesen Schalter passiert nichts automatisch |
| Zeitprofil | Wird in jeden generierten Eintrag geschrieben |
| Für folgende Tage generieren | Nur für angeklickte Wochentage (z. B. Mo–Fr) entstehen Einträge |
Die Generierung tut für die nächsten 90 Tage: erlaubte Wochentage ohne Eintrag anlegen · erlaubte Wochentage mit abweichendem Profil auf das Gruppenprofil zurücksetzen · Einträge an nicht erlaubten Wochentagen löschen.
Sie läuft täglich automatisch; sofort auslösen können Sie sie über ⟳ „Generierung starten" in der Schichtplan-Liste (nur aktiv, wenn der Schalter der Gruppe an ist). Nach Änderungen am Gruppenprofil oder den Wochentagen ist dieser Klick nötig.
5.2 Weg B: Einzelne Einträge (➕)
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Typ | Nur Gruppe und Mitarbeiter verwenden – Auftraggeber/Auftragnehmer haben keine eigene Funktion |
| Mitarbeiter / Zeitprofil | Suchfelder, laden nur 10 Treffer – Namen eintippen |
| Mehrere erstellen | Ein = Datumsbereich; legt jeden Tag an, auch Sa/So |
| Datum | Der betroffene Tag |
Ein bestehender Eintrag für dieselbe Kombination aus Datum + Gruppe + Mitarbeiter wird auf das neue Profil geändert, es entsteht kein Duplikat.
Ausnahme für einen Mitarbeiter (Schichttausch): ➕ → Typ Mitarbeiter → Person, abweichendes Profil, Datum. Der Gruppeneintrag bleibt für alle anderen bestehen. Mitarbeitereinträge wirken sofort auf das Journal des Tages; war es schon berechnet und genehmigt, wird es direkt neu berechnet.
5.3 Intervall kopieren (Rotationen)
Für rollierende Schichten, die die Generierung (immer nur ein Profil) nicht abbilden kann:
- Einen vollständigen Musterzyklus anlegen (z. B. Woche 1 Früh, Woche 2 Spät).
- Datumsfilter darauf stellen, Zeilen des Zyklus in Datumsreihenfolge markieren ☐.
- Intervall kopieren → Zielzeitraum wählen → Erstellen.
Lücken im Muster bleiben erhalten (Mo, Mi, Fr → Früh – frei – Früh – frei – Früh); das Muster wird auf ganze Wochen aufgefüllt und zyklisch wiederholt. Zieltage werden übersprungen, wenn das Profil für deren Wochentag keine Tagesblöcke hat. Kopiert werden immer Gruppeneinträge – markierte Mitarbeiter-Ausnahmen verlieren die Person.
5.4 Bearbeiten und löschen
Löschen bedeutet „an diesem Tag wird nicht gearbeitet" – so bilden Sie Feiertage und Betriebsruhe ab.
| Aktion | Wirkung auf das Journal |
|---|---|
| Mitarbeitereintrag angelegt/geändert | sofort |
| Gruppeneintrag angelegt/geändert/gelöscht | mit dem nächsten nächtlichen Lauf |
| Eintrag gelöscht | Journal des Tages wird entfernt; Stempelungen sind dann keinem Tag zugeordnet |
Journale werden rollierend von gestern bis 90 Tage in die Zukunft aufgebaut. Weit zurückliegende Tage werden nicht mehr nachgezogen – solche Fälle direkt im Journal korrigieren, nicht über den Kalender.
6. Stolperfallen
- Die Generierung überschreibt manuelle Ausnahmen innerhalb der nächsten 90 Tage: abweichende Profile werden zurückgesetzt, Einträge an nicht erlaubten Wochentagen gelöscht. Für Gruppen mit Rotationen oder vielen Ausnahmen die Generierung abschalten und mit „Intervall kopieren" arbeiten.
- Gelöschte Feiertage kommen zurück, wenn die Generierung aktiv ist und der Wochentag erlaubt ist.
- „Mehrere erstellen" ignoriert den Mitarbeiter – über einen Datumsbereich entstehen immer Gruppeneinträge. Ausnahmen über mehrere Tage einzeln anlegen.
- „Intervall kopieren" kann Duplikate erzeugen: Liegt im Zielzeitraum an einem Tag ein Eintrag mit anderem Profil, entsteht eine zweite Zeile – welche dann gilt, ist nicht vorhersehbar. Zielzeitraum vorher prüfen und aufräumen, Ergebnis danach kontrollieren.
- Der Datumsfilter versteckt Einträge – erst Bereich erweitern, dann neu anlegen, sonst entstehen Duplikate.
- Der 90-Tage-Horizont ist keine Zusage: Ohne aktive Generierung endet der Kalender dort, wo Sie ihn zuletzt gepflegt haben. Wiederkehrende Erinnerung einplanen.
7. Checkliste pro Gruppe
- Zeitprofil hat Tagesblöcke für jeden geplanten Wochentag
- Jeder Mitarbeiter ist genau einer Gruppe zugeordnet
- Entscheidung: Generierung ein (ein festes Modell) oder aus (Rotation/viele Ausnahmen)
- Bei aktiver Generierung: Wochentage und Gruppenprofil korrekt, einmal ⟳ ausgelöst
- Datumsfilter über 90 Tage: alle Arbeitstage vorhanden – und nur diese, keine doppelten Zeilen
- Filter „Typ = Mitarbeiter": alle Ausnahmen sind gewollt
- Stichprobe: bei 2–3 Mitarbeitern Journal öffnen, Zeitprofil und Sollzeit prüfen
- Festgelegt, wer den Kalender verlängert und Feiertage austrägt
8. Fehlerbehebung
| Beobachtung | Lösung |
|---|---|
| „Mein Eintrag ist verschwunden" | Datumsfilter erweitern; sonst von der Generierung gelöscht (Wochentag nicht erlaubt) |
| „Es steht wieder das alte Profil" | Generierung hat das Gruppenprofil zurückgeschrieben → Ausnahme als Mitarbeitereintrag anlegen oder Generierung abschalten |
| Tag fehlt im Journal | Reihenfolge prüfen: kein Eintrag · Profil ohne Tagesblöcke für den Wochentag · Mitarbeiter ohne Gruppe · Eintrag gehört zu anderer Gruppe · Tag vor Eintritt/nach Austritt · nächtlicher Lauf fehlt noch |
| Sollzeit 0 | Keine Tagesblöcke für diesen Wochentag, oder Blöcke nicht als Standardzeit klassifiziert |
| Minusstunden am Feiertag | Für den Feiertag existiert ein Eintrag → löschen |
| Gestempelte Zeit fehlt | Eintrag nachtragen, danach Journal neu berechnen lassen |
| Zwei Zeilen für denselben Tag | Folge einer Kopier-Aktion → falsche Zeile löschen, Journal neu berechnen |
| „Mitarbeiter ist keiner Zeitmodellgruppe zugeordnet" | Mitarbeiter unter „Mitglieder" der Gruppe hinzufügen |
| „Intervall kopieren" ausgegraut | Keine Zeile markiert ☐ |
9. FAQ
Muss ich jeden Tag von Hand anlegen? Nein – für den Regelbetrieb die automatische Generierung nutzen, von Hand nur Ausnahmen.
Was passiert an Wochenenden? Nichts, und das ist korrekt: kein Eintrag = kein Arbeitstag.
Wie weit im Voraus muss der Kalender gefüllt sein? Mindestens 90 Tage – das ist auch die Grundlage für die Bewertung künftiger Urlaubsanträge.
Unterschied Zeitprofil / Gruppe / Kalender? Das Zeitprofil ist die Vorlage („was"), die Gruppe bündelt Mitarbeiter („für wen"), der Kalender verbindet beides mit einem Datum („wann"). Erst alle drei erzeugen ein Journal.
Mitarbeiter wechselt dauerhaft das Modell? Nicht über Kalendereinträge, sondern in die passende Zeitmodellgruppe umhängen. Kalendereinträge sind für Ausnahmen.
Darf ich Vergangenheit ändern? Technisch ja, aber Journale werden nur ab dem Vortag nachgezogen und genehmigte Tage sind Abrechnungsgrundlage – besser direkt im Journal korrigieren.